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Excel(エクセル)で知ってると便利な小技集(2)

この記事は約3分で読めます。

操作画面

こんにちは、さち です。
仕事などで使う機会も多いエクセル(Excel)
あなたは使いこなしてますか?

今回は、エクセルで覚えておきたい実用的な小技
印刷時に各ページの表に見出しを付ける方法
数値に単位を付けてもそのセルを数値として扱う方法
の2つを紹介します。

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印刷時に各ページの表に見出しを付ける方法

操作画面

通常、エクセルで長い表を印刷すると
上の画像のように1ページ目にしか見出しが付きません。

これだと、2ページ目以降を見るとき
数値が何を意味しているのか分かりにくすぎる!
(例だと、何の科目の点数なのかさっぱり分からない)

2ページ目以降にも表の見出しを付けたい!
そんなときは、下記の操作を行ってください。

  1. 「ファイル」→「ページ設定」。
    操作画面
  2. 「シート」タブを開き、「行のタイトル」の右端のアイコンをクリック。
    操作画面
  3. 見出しに使う行の番号をクリックして
    「ページ設定-行のタイトル」ウィンドウの右端のアイコンをクリック。
    操作画面
  4. 見出しの範囲の入力を確認したら
    「OK」をクリックして「ページ設定」ウィンドウを閉じます。
    操作画面

2ページ以降も見出しが印刷されます。
操作画面

数値に単位を付けてもそのセルを数値として扱う方法

言葉だけではピンとこないと思うので
実際の例を見ながら解説してみます。

例えば、この表の点数に「点」という単位を付けるには?
操作画面

普通に「点」を追加すればいいだけじゃん!
操作画面

…と思いきや、この方法だと
セルが「文字列」として扱われるため計算結果がズレます。
本来、合計は「459」なのに「364」になっています(「95点」が除外された)。
操作画面

こんなときは、下記の操作をしましょう。

  1. 単位を付けるセル上で「右クリック」→「セルの書式設定」。
    操作画面
  2. 「表示形式」タブを開き、分類の「ユーザー定義」をクリック。
    種類から「0」を選択(自分で入力してもOK)。
    小数付きは「0.00」等、桁数コンマ付きは「#,##0」を選びましょう。
    操作画面
  3. 「0」の後に「点」を追加したら
    「OK」をクリックして「セルの書式設定」ウィンドウを閉じます。
    操作画面

表示では「95点」と単位が付いていますが
セル内容は「95」のままなので数値として扱われます。
操作画面

そのため、「合計」の値もズレません。
操作画面

ちなみに、「形式を選択して貼り付け」で「書式」を選択すれば
「セルの書式設定」のみを他のセルにコピーできます。
操作画面

実際にコピーするとこんな感じ。
「点」が追加されても入力した数値は変更されません。
操作画面

ランダムな数値を入力する(おまけ)

今回、サンプルの表を自作したのですが
点数の手入力が大変なので
途中から数値をランダム入力する関数を使いました。
(画像は一部しか見えてないけれど80人くらい用意してた)

使った関数は「RANDBETWEEN」という関数。
ただし、この関数は通常インストールでは使えないことがあり
その場合、インストールディスクから追加インストールが必要です。

RANDBETWEEN関数の使い方は下記のとおり。

40~100の間の数値をランダムに入力する場合

=RANDBETWEEN(40,100)

追加インストールしたのに
関数を入力すると「#NAME」とエラーが出る場合は
メニューの「ツール」→「アドイン」と進み
「分析ツール」にチェックを入れましょう。

RANDBETWEEN関数は
何か操作をする度に値が変更(更新)される仕様なので
値を固定したい場合は、関数を入力したセルをまとめてコピーして
「形式を選択して貼り付け」で「値」を選び貼り付けましょう。

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