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エクセル:「テーブル」での通し番号の入力ミスを無くしたい

この記事は約3分で読めます。

エクセル:テーブルで通し番号をつけたい

こんにちは、さち です。

今回は、エクセル(Excel)の「テーブル」で「通し番号」を付ける際に、入力ミスを無くす対策について書いていきたいと思います。

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対策方法

「通し番号」を手入力するとミスが起きそうで怖い……。

通常の表では、式やオートフィルを使う方法もあります。しかし、テーブルは項目で並び替えることがあり、必ずしも通し番号が昇順に並んでいるとは限らないのでダメです。

要するに、入力ミスを誘発する原因は使用済みの「通し番号」が分かりにくい上に、手入力せざるを得ないこと。

これらの対策をしていきましょう。

次の通し番号を求める

使用できる最新の「通し番号」を自動取得して、表示するようにします。

  1. このような「テーブル」があります。
    エクセル:テーブルで通し番号をつけたい
  2. 「A1」セルに =COUNTA(A3:A20)+1 という式を入力。通し番号があるセルを数えて、それに1を加えることで、次の通し番号を「A1」に表示します。
    エクセル:テーブルで通し番号をつけたい
  3. 「A1」セルに「4」と表示されました。通し番号は「3」まで使用済みなので、次の通し番号は「4」です。合っていますね。
    エクセル:テーブルで通し番号をつけたい

通し番号の入力ミスを無くす

次の通し番号を手打ち入力すると、ミスが起きるかもしれません。リストを使って次の「通し番号」を直接入力できるようにします。

  1. 通し番号を入力するセル(A3, A4, A5 ……)を選択します。
    エクセル:テーブルで通し番号をつけたい
  2. メニューの「データ」タブを開きます。
    エクセル:テーブルで通し番号をつけたい
  3. 「データの入力規則」を開きます。
    エクセル:テーブルで通し番号をつけたい
  4. 「入力値の種類」を「リスト」にします。
    エクセル:テーブルで通し番号をつけたい
  5. 「元の値」の右端にあるボタンをクリック。
    エクセル:テーブルで通し番号をつけたい
  6. 次の通し番号が表示されている「A1」セルをクリック。「データの入力規則」に指定したセルが表示されたら、その右端にあるボタンをクリックして閉じます。
    エクセル:テーブルで通し番号をつけたい
  7. 続いて、「エラー メッセージ」タブを開きます。
    エクセル:テーブルで通し番号をつけたい
  8. 「無効なデータが入力されたらエラー メッセージを表示する」のチェックを外します(修正時にリスト以外からも入力できるようになる)。「OK」をクリックして、「データの入力規則」ウィンドウを閉じます。
    エクセル:テーブルで通し番号をつけたい

リストを使って入力

前項の設定を行うと、リストから「通し番号」を入力できるようになります。

  1. セルの横に表示される「▼」ボタンをクリック。
    エクセル:テーブルで通し番号をつけたい
  2. リストに次の「通し番号」が表示されるのでクリック。
    エクセル:テーブルで通し番号をつけたい
  3. 通し番号「4」を入力できました。また、「A1」セルに表示されている次の通し番号も、ちゃんと「5」になりました。
    エクセル:テーブルで通し番号をつけたい

余談 - 「MAX」関数は危ないかも

次の通し番号を求める際に、空白でないセルを数える「COUNTA」関数を使いましたが、最大値を求める「MAX」関数を使っても同様のことができます。

エクセル:テーブルで通し番号をつけたい

ただし、エクセルのバージョン等の状況によっては、テーブルの絞り込み機能によって最大値のある「行」が非表示になっていると、「MAX」関数がその最大値を取得できない場合があります

「MAX」関数を使う場合は注意して下さい。

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